Maak van je thuiswerkdag een fijne dag

Veel mensen werken door Covid-19 vanuit huis. Voor de meesten een nieuw fenomeen. Anderen kennen de thuiswerkdag wel, maar vijf dagen is ook voor hen veel. Het thuiswerken zal blijvend worden maar we moeten er met z’n allen wel aan wennen. De reden is natuurlijk dat het echt anders is dan een werkdag op kantoor of bij klanten. Zo zijn bijvoorbeeld de omgeving, de hulpmiddelen en het dagritme anders dan op de werkdagen die we gewend waren.

Door deze verandering hebben thuiswerkers te maken met allerlei aspecten die het thuiswerken met zich mee brengt en de productiviteit kan belemmeren. Daarnaast gaat beeldschermwerk gepaard met repeterende bewegingen van de vingers en handen. Ook geeft het een statische belasting in de nek, schouders, rug en armen. Deze fysieke belasting is een risico voor het ontwikkelen van werkgerelateerde klachten (KANS – klachten aan arm, nek, schouder; RSI-repetitive strain injury).

Hoe maak je dan van een thuiswerkdag een fijne dag waarop je aan het eind van de dag tevreden kunt terugkijken?

Dat kun je doen door de organisatie van het werk op de onderstaande 4 aspecten eens goed te analyseren en waar nodig een aanpassing of verbetering door te voeren. De veranderingen zullen helpen om de thuiswerkdag aangenamer te maken en de effectiviteit te vergroten. De 4 aspecten die we bespreken zijn:

• de inrichting en ergonomische aspecten van je werkplek
• het dagritme
• de planning van het werk
• omgang met de afwisseling tussen werk en pauze

Thuiswerken is een term die niet in de arbowet voorkomt. De term die daarvoor wordt gebruikt in de Arbowet is ‘plaatsonafhankelijke arbeid’. Dat kan thuis zijn, maar ook in een wegrestaurant, internetcafé of bedrijfsverzamelgebouw. In alle gevallen dient de werknemer samen met de werkgever te overleggen over de locatie. Bij goedkeuring van de werkgever over thuiswerken dient de werkgever ook een goede werkplek te faciliteren. Dat geldt niet voor de andere locaties, maar de werkgever zou deze locatie wel mogen afkeuren in verband met omstandigheden.

Wat kun je doen als werkgever

Veel mensen die vaker thuiswerken of een vaste thuiswerkdag hebben, hebben waarschijnlijk al een werkplek die voldoet aan de eisen. In de huidige situatie zijn er vast heel veel mensen die daar niet over beschikken en werken aan de keukentafel. De werkgever kan op verschillende manieren bijdragen aan het creëren van een goede werkplek.

• Door materiaal ter beschikking te stellen. Zo zou de werkgever de bureaustoel van kantoor kunnen uitlenen voor thuisgebruik. Ook zou de werkgever hulpmiddelen zoals laptopstandaard, draadloze muis en toetsenbord beschikbaar kunnen stellen.
• Door een budget vrij te maken waarmee de medewerker zelf hulpmiddelen kan aanschaffen.
• Door voorlichting of training te geven aan thuiswerkers over het inrichten van de werkplek.

Een effectieve manier van voorlichting geven aan thuiswerkers is het beschikbaar stellen van de e-learning ‘Check je Werkplek, thuis en op kantoor’. Door het volgen van 30 praktische tips werk je stap voor stap aan een goed ingerichte werkplek met aandacht voor ergonomie, houding, afwisseling en inrichting van de werkplek. Vraag een gratis testversie aan door een mail te sturen naar info@bvfa.nl

Probeer dus een prettige werkplek te organiseren en in te richten. Een aantal praktische tips voor een goede inrichting en een juiste houding zijn:

1.  Voeten vlak op de grond

Knieën in een hoek van 90-100 graden.

Het is fijn als de heup iets hoger is dan de knieën is. Maar niet te hoog, anders heb je het gevoel dat je glijdt.

2.  Ruimte tussen je knieholte en stoelzitting

Zorg dat er iets ruimte is tussen knieholte en stoelzitting. Dit is ongeveer vuistdikte.

3. Goede ondersteuning van de rug

Er zijn veel verschillende stoelen. De meest ideale stoel om aan te werken is de bureaustoel. De meeste mensen zijn thuis waarschijnlijk aangewezen op een keukenstoel die niet instelbaar is. De keukenstoel heeft niet de rugondersteuning die gewenst is en dat is een belangrijk aandachtspunt. De natuurlijke holling van de wervelkolom kan met een klein kussentje in de rug wel worden verbeterd. Over het algemeen zit de holling iets boven de broekriem. Een kussentje als ondersteuning van de rug kan helpen.

4. Goede ondersteuning van de armen

Een goede ondersteuning van de armen is belangrijk. De armen wegen ca. 9% van het totale lichaamsgewicht en als die de hele dag ‘gedragen’ moeten worden dan kun je begrijpen dat de nek-, rug- en schouderspieren het zwaar te verduren krijgen. Dit geeft bij veel mensen ook het gevoel van ‘het vastzitten van de nek’. De armen dus ondersteunen en bij voorkeur op het tafelblad. Het tafelblad is dan op ellebooghoogte afgesteld en de armen kunnen dan ontspannen liggen.

5. Juiste plaatsing van het toetsenbord

Het toetsenbord is zodanig geplaatst dat de arm ook op de tafel kan blijven liggen. Als het toetsenbord te ver geplaatst is, dan gaat het lichaam voorover hangen om toch ondersteuning te zoeken en ontstaat er druk op de onderarm. Dit geeft ook een grote rugbelasting. Als het toetsenbord te dichtbij is geplaatst dan kruipen de schouders omhoog en dit geeft ook een grote belasting. Even het toetsenbord heen en weer schuiven en goed voelen wat prettig is.

6. Juiste plaatsing van het beeldscherm

Zet het beeldscherm recht voor je zodat je nek niet continu gedraaid en gespannen is. Stel de bovenrand van het beeldscherm in op ooghoogte of liever nog iets daaronder. In het geval van een laptop betekent dat, dat de laptop op een verhoging gezet moet worden. Dat kan een laptopstandaard zijn, maar ook een stapel boeken, gezelschapsspellen of 3 pakken kopieerpapier. Om nu te kunnen werken is in dit geval wel een kleine investering nodig in een losse muis en toetsenbord. Dat is in overleg met de werkgever vast en zeker te regelen. De afstand van het scherm is ongeveer een armlengte. Ook uiteraard ook afhankelijk van de grootte van het scherm uiteraard. Ook hier geldt: even heen en weer schuiven en kijken wat prettig is.

8. Staand werken of videobellen

Het is fijn om af en toe een andere houding te hebben. Door regelmatig pauzes te nemen is dat al goed gelukt. Misschien dat je het fijn vindt om even staand te werken. Dat kan op verschillende manieren. Bedenk wel dat je niet 50-50 hoeft te verdelen. Zeker niet als je de pauzes lopend of staand benut.

9. Aandacht voor je ogen

De ogen worden tijdens een dag beeldschermwerk behoorlijk belast. Veel beeldschermwerkers herkennen het wel; de vierkante ogen aan het eind van de dag. Anderen noemen het ‘droge ogen’. Dit laatste is ook echt iets dat kan ontstaan door uitdroging van het hoornvlies. Het hoornvlies is een beschermende laag. De oogleden ‘verzorgen’ het hoornvlies tijdens het knipperen van het oog. Op die manier wordt een vocht­laagje aangebracht dat het hoorn­vlies in conditie houdt. Tijdens intensief beeldschermwerk knipperen mensen echter veel minder met de ogen. Daarom zijn pauzes zo belangrijk.

In de Risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) dient de werkgever aandacht te geven aan de risico’s die er zijn voor de ogen, het bewegingsapparaat en psychische gesteldheid van medewerkers. Uiteraard geldt dan ook dat werkgever en werknemer samen onderzoeken op welke manier ze de risico’s kunnen verminderen door doeltreffende maatregelen te nemen.

Het dagritme

Het advies is om het dagritme gelijk te houden aan het normale werkritme. Dat betekent:

• Gewone tijd opstaan.
• Gewone kleding aan en geen huispak, joggingbroek of pyjama.
• Gewone tijd naar bed en de gebruikelijke tijden voor ontbijt, lunch en avondeten.
• Gewone werktijden aanhouden. Niet langer doorwerken omdat de laptop nu toch nog op tafel staat en je het ‘even’ wilt afmaken.

Werktijden

Het is bekend dat de productiviteit van mensen niet blijft toenemen als het aantal werkuren toeneemt. Op een gegeven moment daalt de output zelfs. Het beperken van de werktijd is dus een slimme zet. Werkuren na 40 uur hebben relatief minder meerwaarde en het is effectiever om de werktijd af te wisselen met ontspanning.

Een thuiswerkdag hoeft in dit kader dus zeker niet langer te duren dan 8 uur. Helemaal als we meenemen dat het langdurig zitten een negatieve invloed heeft op de gezondheid. Het gaat ten koste van de slaapkwaliteit. Dit laatste heeft weer negatieve invloed op concentratie en de kwaliteit van de output.

Aandacht voor time-management kan een goede bijdrage leveren aan een productieve dag. Minder werken, met meer resultaat.

Het advies in verband met klachten aan bewegingsapparaat en mentale belasting is eigenlijk om op een dag netto 4 uur beeldschermwerk te doen. Kijk dus goed of je het beeldschermwerk met verschillende taken als lezen, bellen kunt afwisselen. Als dat niet lukt is het goed inrichten van je werkplek en het werken in een goede houding extra belangrijk.

De Organisatie van het werk

Autonomie betekent dat je als medewerker (grotendeels) zelf kunt bepalen hoe je het werk indeelt en inricht. Het gaat hier vooral om vertrouwen en in verreweg de meeste gevallen betaalt zich dat terug. Medewerkers die veel autonomie ervaren zijn productiever.

TIP 1: Beheer jouw eigen agenda!

Het grootste probleem bij effectief werken is de ‘brandjesblus-methode’ die door veel mensen onbewust gebruikt wordt. Herkenning van deze methode is dat er op alle inkomende input en verstoringen direct gereageerd wordt:

• mail die binnenkomt meteen lezen en eventueel beantwoorden;
• telefoon die gaat meteen opnemen;
• familieleden die tussendoor dingen vragen en meteen geholpen worden;
• informatiestroom die op je af komt via radio of social media telkens checken.

Door al deze verstoringen schiet het werk niet op. De hersenen komen niet echt in het ritme en jij niet in een goede werkflow. Natuurlijk zijn er in de thuissituatie dingen die anders gaan dan op kantoor, maar sommige dingen kun je wel bewaken:

• Zet het geluid van binnenkomende mail uit en plan een blok op de dag om mail te doen.
• Leg de telefoon even uit het zicht zodat ook notificaties op Whatsapp, Facebook et cetera jou niet verleiden om de telefoon op te pakken. Iets dat uit het zicht is nodigt namelijk minder uit.
• Zet de telefoon op stil en plan een blok om telefoontjes te doen. Aangezien het goed is om af en toe op te staan en rond te lopen is het wellicht ook mogelijk om na elk werkblok een telefoontje te plannen.
• Maak afspraken met de anderen thuis. Spreek af wanneer je elkaar kan storen. De kinderen zijn ook met schoolwerk bezig en partner werkt ook thuis. Samen zou je ook kunnen afspreken wie aanspreekpunt is.
• Maak afspraken over de ruimte waar je gaat werken. Als er één rustige studeerkamer is, dan kun je die ruimte ook verdelen. Zo heeft iedereen een deel van de dag echt rust.
• Ook kennissen, vrienden, buren en andere familieleden werken thuis. Het zou kunnen dat zij ook zorgen voor verstoring. Weeg dus goed af of je daar aan toegeeft of niet.

TIP2 : Werk in blokken

Mentale belasting speelt bij beeldschermwerk een grote rol. Het gaat met name om de hoeveelheid informatie die de hersenen in bepaalde tijd kunnen opnemen. Hoewel er medewerkers zijn die denken dat ze 8 uur lang gefocust kunnen werken blijkt uit onderzoek dat die focus lang niet zo langdurig is. De opnamecapaciteit van hersenen is beperkt en het is zeer raadzaam om de hersenen tussen het werken door op te laden voor nieuwe informatie.

Er zijn diverse modellen over het werken in blokken.

• Elk half uur een pauze van 1,5 minuut en om de 2 uur een pauze van 15 minuten.
• De pomodoro-techniek
• de techniek gaat uit van werkblokken van 25 minuten die worden afgewisseld met pauzes van 5 minuten. Na elke 4 cycli is het tijd voor langere pauze.
• Een andere techniek die er veel op lijkt gaat uit van blokken van 50 minuten en pauzes van 10 minuten.

Afwisseling van blokken

Probeer de inhoud van de blokken af te wisselen. Wissel het schrijven van teksten af met video bellen, data verwerken en het internet afstruinen. Afhankelijk van de inhoud van het thuiswerk is het verstandig om creatieve taken af te wisselen met leeswerk en cijfermatige taken. De hersenen kunnen maar een korte periode geconcentreerd zijn op één taak. Door af te wisselen worden de hersenen telkens geprikkeld.

Ga je bellen en heb je het beeldscherm niet nodig. Ga even staan, lopen en indien mogelijk naar buiten. Lezen van artikelen of leesstukken? Ga ergens anders zitten en dan bij voorkeur op een comfortabele stoel of bank.

TIP3: Maak een planning van de dag

Het is fijn om te weten wat je gaat doen. Dit is dé manier om te voorkomen dat je de hele dag aan het zoeken bent wat je gaat doen. Een plan met realistische doelen helpt om effectief te werken. Voor het maken van de planning zijn er een aantal tips:

• Maak telkens aan het eind van de dag een planning voor de volgende dag en bereid dan ook alles voor. Zorg dat alle documenten en printjes beschikbaar zijn.
• Op de planning kun je ook de starttijd invullen. Dat geeft jou houvast en een goede richtlijn om op tijd te starten.
• Plan blokken om ‘tussendoor-klusjes’ te doen. Lege blokken dus. 
• Gebruik een to-do lijst en schrijf daarop wat je gaat doen. Geef aan hoeveel tijd je eraan wilt besteden en wanneer je de pauze’s neemt.

TIP 4: Vervelende taken in het werk

Als je verschillende werkzaamheden doet is het misschien herkenbaar dat je de vervelende karweitjes steeds uitstelt en begint met de leuke klusjes. Op die manier blijven de minder leuke karweitjes liggen en het is moeilijk om aan het eind van de dag, wanneer de energie toch al aan het afnemen is, deze klussen nog te doen. Frustrerend als het telkens blijft liggen toch? Er zijn 2 manieren om je te helpen.

“Eat that frog”

In het boek van Brian Tracy is ‘eat that frog’ een bekende uitspraak. De kikker is de metafoor voor de dingen waar je tegenaan zit te hikken. Het afmaken van zo’n karwei geeft veel energie en geeft ook een euforisch gevoel dat het achter de rug is. Begin dus met jouw kikker.

De 5-secondenregel

Je wilt wel in actie komen, maar het lukt steeds niet. Mel Robbins ontwikkelde een vuistregel die enorm kan helpen: de 5 seconden-regel. 1-2-3-4-5: begin met schrijven, open het programma, open het boek, pak de telefoon, – doe íets, maar kom in actie. Binnen 5 seconden beslissen is essentieel; het brein heeft namelijk 5 seconden nodig om aan de noodrem te trekken en de actie waar je zo tegen op ziet alsnog bewust te stoppen. Dus tel tot vijf, en op vijf kom je in actie.

Werken en pauzeren

De pauzes hebben we net al een beetje besproken. Wat is voor het lichaam na een periode van zittend werken het beste? Ergens anders gaan zitten is in ieder geval geen goede afwisseling. Het lichaam heeft beweging nodig. Het doel van bewegen is kort gezegd dat de ‘verbrandingsmotor’ van het lichaam weer op gang komt. Dat doe je door (een korte periode) actief te worden.

Kom in beweging

Door op te staan reageert het lichaam en worden je spieren aan het werk gezet. De spieren vragen om brandstof en gaan suikers en vetten uit het bloed en de voorraadkamers halen. De hartslag wordt sneller want het hart pompt het bloed met zuurstof en brandstof door het lichaam naar alle plekken waar deze stoffen nodig zijn. Dit is precies wat het lichaam nodig heeft. Ga dus regelmatig staan gewoon even lopen en het lichaam in beweging brengen.

Het hoeft geen sport te zijn die je tussendoor in de pauzes doet. Trap op en neer lopen, wandeling naar de keuken, even de tuin in, naar de winkel om de hoek of een huishoudelijke taak. Talloze voorbeelden die allemaal bijdragen aan het goed opgang brengen van de stofwisseling.

Wat niet helpt is langdurig blijven zitten, de pauzemomentjes opsparen en ’s avonds in één blok van een uur gaan bewegen of sporten. Bij thuiswerken geldt de en/en-regel; én pauzemomenten met beweging én sporten en bewegen.

Stap voor stap veranderen

Thuiswerken kent dus vele uitdagingen en we hebben voor verschillende aspecten mogelijkheden besproken om iets aan te passen.

Begin met een quick-win!

De laatste tip gaat over het daadwerkelijk veranderen van de werkwijze. Dat is niet altijd makkelijk en vaak vallen we terug in oude patronen. Ga dus voor de quick-win: kies één aspect uit waarvan je denkt dat het jou erg kan gaan helpen, leuk is en weinig moeite kost. Dan heb je snel het eerste succes te pakken. Dat geeft energie om ook het volgende aspect op te pakken. Ook dat zal jou lukken en op deze manier kom je in een hele positieve flow. Je verandert de werkwijze en je merkt dat het steeds beter gaat. Op deze manier zul je merken dat thuiswerken geen drama is, maar ook een feestje kan zijn. Het is maar hoe je met de dingen omgaat.